Odoo или SAP: Коя ERP система е подходяща за вас?

ERP системата е иновативен тип софтуер, който улеснява работния процес, автоматизира значителна част от него, подобрява комуникацията между звената и екипите в една компания и може значително да спомогне за оптимизирането на бюджета.

Но с толкова предлагане на пазара, при това често с подобно изглеждащи функции, как можете да откриете подходящата платформа за вашите нужди?

По-долу ви представяме две от най-популярните ERP решения в момента. Odoo е по-млада и интуитивна платформа, която се отличава с гъвкавост, отвореност и леснота на употреба.

От друга страна, SAP ERP лежи на солидна репутация, включва абсолютно всички необходими функционалности, но изисква повече време и търпение при въвеждането на служителите.

Ето по какво се отличава всяка от двете ERP системи, кои са съответните й предимства и недостатъци и как да направите информиран избор за бизнеса си.

Въведение в ERP системите

Терминът ERP програма или система означава софтуер за “enterprise resource planning.” С други думи, това са програми, които бизнесите използват, за да управляват и организират дейностите си.

ERP системите са доста широкообхватни и имат редица функции. В най-общия случай, те покриват организацията на финансите на компанията, бизнес администрацията, човешките ресурси, управлението на продуктовия каталог, счетоводството и други.

Чрез използването на ERP система, всеки бизнес може да централизира потока на информация и да осигури достъп на съответните служители, които допълнително се подпомагат от високата степен на автоматизация на платформата.

Това опростява и забързва доста от работния процес, подобрява комуникацията между звената в компанията и позволява на компанията да работи с по-малко човешки ресурси.

ERP системите са важни и полезни за бизнеса, тъй като те:

Увеличават ефективността: по-високата автоматизация намалява вероятността от грешки.
Улесняват взимането на решения: с по-голяма прозрачност и анализ на информацията е по-лесно да се намери оптималния подход във всяка ситуация.
Подпомагат разрастването на бизнеса: лесно могат да се добавят нови функционалности, акаунти за нови служители и т.н.
Осигуряват придържане към правилата и регулациите: всички прилежащи ограничения могат да се заложат в системата, което помага да се придържа компанията към тях.
Подобряват взаимодействието: чрез използването на единна платформа, всички звена от предприятието могат да работят по-организирано и координирано заедно.

Нуждата от ERP и CRM системи е голяма и предлагане не липсва. Някои от най-популярните решения на пазара в момента включват Odoo, SAP, Oracle и Microsoft Dynamics 365. Днес ще разгледаме и сравним първите две, които са сред най-наложилите се решения в индустрията.

Odoo

Odoo, която доскоро беше известна под името OpenERP, е динамична и гъвкава платформа с open-source дизайн, която е предназначена за малки, средни и големи бизнеси. От основаването си през 2005 системата стабилно се разраства и днес е призната по целия свят.

Основната характеристика, с която ERP системата Odoo е известна, е модуларната структура. Това позволява на всеки бизнес да добави само функциите, от които се нуждае, и да премахне ненужните приложения. Така всяка компания има софтуер точно по мярка на нуждите си.

Тъй като Odoo е open-source, външни програмисти и потребители лесно могат да разработят нови функции, които са съвместими със софтуера. Това обогатява Odoo екосистемата допълнително и прави платформата още по-флексибилна.

Големият потребителски интерес към Odoo е и причината системата да се наложи толкова бързо и да има такава лоялна база от клиенти.

Основни характеристики

Най-отличителните черти на Odoo включват:

Модуларна архитектура: Odoo има над 30 основни модула и над 16 000 приложения, разработени от трети страни, които бизнесите могат да използват, за да нагласят платформата според нуждите си.
Лесен за ползване интерфейс: Дизайнът на платформата е изключително интуитивен и дори потребители без много технически умения могат бързо да се научат да работят с Odoo.
Интегрирани приложения: Интеграцията между различните функции в ERP системата спестява нуждата да се дублират данни.
Индивидуални настройки: Платформата може да бъде допълнително адаптирана към специфичните процеси на компанията през Odoo Studio.
Доклади и анализи: Лесното извличане на детайлна статистика за компанията през Odoo улеснява вземането на решения.
Деплоймънт на място и чрез cloud решения: Всяка компания може сама да прецени как да имплементира промени.
Различни версии: Odoo има безплатна open-source версия (Community), както и платена такава с разришена функционалност (Enterprise).

Разбира се, системата има и много други функции, но това са основните характеристики, които я правят популярно решение за бизнеси от всякакви мащаби.

Цена

Разходите по платформата Odoo зависят от това коя версия ползва компанията и с какви настройки.

Community версия: Изданието Community е безплатно и отворено, което го прави подходящо за стартъпи и малки бизнеси, които работят с ограничен бюджет. Имайте предвид обаче, че функционалностите са донякъде ограничени.
Enterprise версия: От друга страна, Enterprise е издание с абонаментна такса, което предлага пълен набор от услуги. Цената се определя от това колко модули ползва бизнеса, колко потребители имат достъп до платформата и т.н. Цената включва лиценза за програмата (пакети с по-голям брой потребители имат специални намаления), таксите за всеки модул (могат да струват различно), както и хостинг услугите.

Ценообразуването се отличава с високата си прозрачност и леснотата, с която всеки бизнес може сам да прецени за какви услуги иска да плаща. В резултат на това, Odoo е високо адаптивна система, която всяка компания лесно може да модифицира за максимално изгодно бюджетиране.

Персонализация

Високата степен на персонализация е може би най-значителното предимство на Odoo пред други ERP системи. Тя се осигурява от:

Модулната структура: Както вече изтъкнахме, Odoo се отличава с модулна архитектура, което позволява на всеки бизнес да прецени кои точно функции ще му бъдат полезни. Така няма нужда да се хабят разходи за услуги, които няма да използвате.
Odoo Studio: Този инструмент позволява създаването на нови приложения за Odoo, дори за хора, които нямат високи познания по програмиране. Идеален е за създаване на персонализирани доклади, формуляри и други.
Open-Source технологиите: Тъй като платформата е с отворен source код, външни програмисти могат да разработят допълнителни функционалности, които да са съвместими с Odoo.
Разнообразието от приложения: Вече има хиляди съществуващи приложения, които можете да интегрирате в Odoo, създадени от външни софтуерни инженери и други компании, ползващи платформата.
Изборът от API-та и други интеграции: Чрез богатия списък от API-та, интегрирането на Odoo с друг софтуер е бързо и лесно.

Разбира се, това са само някои от многото опции за персонализация в Odoo.

Потребителско преживяване

ERP платформата Odoo е изключително лесна за ползване, благодарение на модерния и интуитивен интерфейс:

Съвременен дизайн: Всичко в системата е изчистено, нагледно и добре организирано, така че задачите могат да се изпълняват без усложнения.
Дизайн за всяко устройство: Системата работи и изглежда добре както на настолни компютри и лаптопи, така и на смартфони и таблети, без значение от операционната система.
Лесна навигация: Организацията и връзките между модулите са логични, затова потребителите доста бързо могат да се научат да боравят с Odoo.
Персонализирани работни табла: Всеки потребител може да нагласи точно каква информация и какви доклади да вижда от профила си за максимално удобен работен процес.
Различни видове достъп според ролята: Системните администратори могат да контролират достъпа до информация и функции за всеки служител според нуждите на компанията.

Благодарение на тези настройки, Odoo системата може лесно да бъде приспособена към нуждите и структурата на всеки бизнес.

Източник: Freepik

Предимства и недостатъци

Ето кои са някои от най-важните детайли относно Odoo, които могат да повлияят на решението дали да използвате платформата.

Плюсове

Разнообразни модули: Поради множеството функции, малките бизнеси могат да започнат дори с ограничен бюджет и да заплатят само за необходимите услуги, като с времето могат да добавят нови модули при разрастването си.
Изгодно: Чрез многото възможности за персонализация, които имат отражение върху цената, както и наличието на безплатната Community версия, Odoo може да бъде бюджетно решение. За компаниите, които търсят по-широкообхватна функционалност, платената Enterprise версия е по-добър вариант.
Лесен за работа интерфейс: Дизайнът е модерен и интуитивен, и потребителите могат бързо да привикнат към работата с него.
Развита потребителска общност: Голямата общност означава, че потребителите лесно могат да намерят доста решения онлайн, допълнителни апликации, както и съвети за работата с Odoo.

Минуси

По-сложна имплементация при големи бизнеси: Поради многото възможности за персонализация, имплементацията в по-голям мащаб може да се усложни и да изисква повече ресурси за поддръжка.
Ограничени функции в Community версията: По-бюджетното издание на софтуера не включва някои функционалности. Потребителите ще трябва да платят допълнително, ако искат достъп до пълния потенциал на Odoo.
Обучение: Макар платформата да е интуитивна, все пак потребителите трябва да отделят време да се научат как да работят с нея и как да нагласят функциите за нуждите си.

Накратко, Odoo е гъвкава и лесна за употреба платформа, която поставя фокуса върху персонализацията и потребителското преживяване. За сметка на това, обаче, бизнесите трябва внимателно да обмислят и планират нуждите си, за да преценят коя версия и кои модули ги устройват.

SAP

Зад абревиатурата SAP стои фразата “системи, приложения и продукти за обработка на данни”. Компанията съществува от 70-те и е изградила дългогодишна репутация в ERP софтуер производството, т.е. осигуряването на софтуер за нуждите на различни типове предприятия. Основният продукт на компанията е именно ERP система.

SAP ERP платформата е предназначена за обединението на всички основни бизнес процеси в една система, която да осигури мощна платформа за управлението на финансите, логистиката, човешките ресурси и други аспекти от бизнес администрацията на една компания.

Основни характеристики

SAP ERP системата е известна с надеждните си свойства по отношение на:

Финансов мениджмънт: Системата поддържа всички основни функции за счетоводство и бюджетиране, както и решения за управление на финансовите рискове, които са предназначени да поддържат бюджета на всеки бизнес в изрядно състояние.
Управление на веригите за доставки: Платформата е снабдена с интеграция за планирането и изпълнението на доставките на продукти за максимално добре организирана и прозрачна бизнес дейност.
Човешки ресурси: Решения за всички HR нужди, от наемането и обучението на нови служители, до изплащането на заплати, следене за спазването на работното време и други.
Продажби: Функционалности за управление на поръчки, ценоразписи, издаване на фактури и платежни, обслужване на клиенти и други.
Планиране на производството: Програмата включва компоненти за планиране на производството, поръчки на материали и други функции, които оптимизират работния процес.
Анализи: Подробни доклади в реално време, подсигурени от SAP HANA, които позволяват по-бързо да взимате информирани решения за бизнеса.
Продукти за всяка индустрия: Модули за персонализация, които улесняват напасването на платформата към нуждите на конкретния бизнес според индустрията (например производство, продажби, здравеопазване и други).

Независимо от размера на компанията и сложността на работния процес, SAP ERP платформата най-вероятно може да предложи удачно и ефективно решение.

Цена

Ценообразуването при SAP ERP е сложно и зависи от няколко фактора. Те включват размера на компанията, броя служители, инсталираните функционалности и методите за имплементация (cloud или на място):

Вид лиценз: SAP предлага както лиценз завинаги, така и модел с периодичен абонамент. Еднократното плащане може да е по-изгодно, но за сметка на това представлява по-голяма първоначална инвестиция.
Потребители: Броят потребители и правата им в платформата определят част от цената.
Модули: Изборът на конкретни модули, които компанията да използва, също е от значение.
Поддръжка: Притежателите на лиценз за вечно ползване плащат такси за поддръжка всяка година, за да получават най-новата версия на софтуера.
Облачни услуги: Допълнителен фактор е какъв пакет от облачни услуги, хостинг и други технически особености желае да ползва компанията.

На базата на тези фактори, различни предприятия могат да плащат много различни цени за използването на SAP ERP.

Персонализация

На платформата далеч не липсват функции за персонализиране на преживяването:

Гъвкави настройки: Системата може да се конфигурира според индивидуалните нужди на всяка компания.
SAP платформа за бизнес технологии: Предлага всичко необходимо за разработката на допълнителни инструменти и приложения, както и достъп до съвместими решения от трети страни.
Персонализирано програмиране: Организациите имат възможност да напишат допълнителен индивидуален код и подобрения на програмния език ABAP, който е измислен специално за SAP.
Инструменти за всяка индустрия: SAP предлага готови решения според вида дейност на компанията, което позволява персонализация без да се отделя прекалено много време за настройка.

С помощта на тези опции, бизнесите могат да нагласят SAP за по-комфортно ползване.

Потребителско преживяване

Използването на платформата SAP е лесно и удобно благодарение на:

SAP Fiori: Интерфейсът Fiori е модерен и интуитивен, и изглежда добре на всички видове устройства. Приложенията, разработени за Fiori, вървят гладко и са относително лесни за свикване.
Инвидидуални настройки: Потребителите могат допълнително да настроят работните табла според нуждите си, за да виждат най-важната за тях информация.
Отлична съвместимост с мобилни устройства: SAP ERP има мобилна версия, която работи добре на смартфони и таблети с всички основни операционни системи.
Вградени доклади: Прегледът на различни подробни доклади в реално време е изключително удобен.

Тези функции правят работата със SAP ERP максимално достъпна, дори за служители без високи технически умения.

Предимства и недостатъци

За да прецените дали SAP е правилната ERP система за нуждите ви, предоставяме списък с основните й предимства и недостатъци.

Плюсове

Подробна и широкообхватна функционалност: SAP ERP предлага всичко, от което един бизнес може да се нуждае, на едно място.
Може да се адаптира за големи компании: Системата е мощна и стабилна, и може безпроблемно да се използва за нуждите на големи, дори международни компании.
Статистика в реално време: Платформата на SAP се отличава с чудесни функционалности по извадките на доклади и анализи. Наличието на собствен програмен език също отваря възможност да се имплементират инструменти за допълнителни отчети.
Специализации по професионални сфери: Системата вече има съществуващи адаптации от различни отрасли, които нови компании-клиенти могат да използват като заготовка при персонализацията.
Добри възможности за интеграция: ERP системата на SAP се разбира добре с друг свързан софтуер и приложения, които могат да се интегрират безпроблемно.

Минуси

Висока цена: Поради наличието на функции, които покриват толкова много работни процеси, SAP ERP системата идва с тежък етикет и не е по силата на всеки бизнес.
Сложно въвеждане: В сравнение с някои други ERP-та, SAP изисква повече познания и време да се настрои и имплементира правилно.
Предизвикателства при персонализацията: Въпреки наличните опции за персонализация, техния подбор и добавка са малко сложни. Също така, те увеличават цената на услугата драстично.
Трудно обучение: Системата изисква по-внимателно въведение и на служителите може да се наложи да преминат специално обучение преди да могат да боравят с платформата.

Като цяло, SAP ERP системата е изключително надежден и детайлен софтуер, който се грижи за всички аспекти от бизнеса и може да се настрои според нуждите. Но в същото време, платформата изисква повече търпение и технически умения, и също така идва срещу по-висока цена.

Коя е по-добрата ERP система? Примерен казус

Източник: Freepik

С оглед на всичко казано по-горе, нормално е предприемачите все още да не са сигурни коя от двете платформи е по-подходяща за тях. За да илюстрираме основните разлики и силните и слаби страни на всяка от тях, ще разгледаме две примерни компании.

Компания А

Компания А е малък стартъп с около 15-20 служители. Позициите им не са много тясно диференцирани и въпреки някои очевидни различия в уменията и отговорностите, повечето изпълняват хибридни роли в екипа.

Също така, компанията работи с доста ограничен бюджет. Няма възможност да инвестира в излишен персонал, например човешки ресурси, нито пък в много скъп лицензиран софтуер.

В този случай, Odoo е по-подходящата платформа за нуждите на компанията. Защо?

Могат да опитат да използват безплатната версия първоначално докато служителите свикнат и конкретни нужди при работния процес започнат да си личат.
Ако служителите забележат, че има модули, които биха им били от полза, могат да закупят само тях, което все още няма да застраши бюджета на компанията.
Системата е лесна за ползване и Компания А няма да се нуждае от времеемки обучения, за да работи с нея.

Поради тези причини, Odoo е по-добър избор за бизнеси със съображения подобни на Компания А.

Компания Б

Компания Б е вече развит мащабен бизнес с над 200 служители. Те са разпределени в ясно дефинирани екипи, включително счетоводство и HR, където всеки човек заема определена роля. Компанията има солиден бюджет, който търси да оптимизира.

При такива обстоятелства, компания Б може да се справи както с Odoo, така и със SAP ERP.

Odoo е добър избор, защото:

Много модули ще позволят на различните звена в компанията да настроят системата според нуждите си. Информацията ще остане единна, но всеки екип може да има доста различни работни табла и да ползва различни функции.
Бюджетът позволява закупуването на много модули и приложения за Odoo.

В същото време, SAP ERP също е уместен избор, тъй като:

Системата покрива абсолютно всички нужди на бизнеса и може да улесни иначе сложните работни процеси при компания от такъв мащаб.
Съдържа функционалности, които да са от полза на различните екипи в компанията. На нито един служител няма да му липсват инструментите, от които се нуждае в работата си.
Бюджетът на компанията и оптимизациите, които SAP ще донесе, оправдават високата цена.
Компанията може да отдели време и ресурси за обучение на персонала.

С други думи, Компания Б има повече избор, най-вече заради по-големия си бюджет. Бизнеси в подобна ситуация могат да решат коя платформа им подхожда повече на друга база, например културата в компанията и предпочитанията на служителите.

Заключение

Както Odoo, така и SAP са стабилни ERP решения за бизнеси от разнообразни мащаби. SAP ERP се отличава със стабилната си и подробна услуга, която работи отлично, но идва на по-тежка цена, която не е за всяка компания. Същевременно, Odoo е по-гъвката и лека платформа, която по-лесно може да се адаптира към нуждите на всяка компания, независимо от бюджета.

И двата вида софтуер имат силни страни и изборът зависи от нуждите и възможностите на компанията. Въпреки това, в ситуации, където няма ясен победител и и двете системи изглеждат добре, Odoo може да е по-подходяща платформа заради по-лесното въведение в софтуера и по-ниската цена.