Водещи съвети и трикове за избягване на грешки при внедряването на ERP системи
ERP системите са изключително важни за успешното функциониране на компаниите. Те позволяват на предприятията да управляват ефективно и интегрирано всичките си бизнес процеси, от финансовите операции до производствените процеси. Поради тази всеобхватност внедряването на ERP системи е сложен процес, който изисква време, усилия и ресурси. В този блог ще ви представим някои от най-добрите практики и съвети за избягване на грешките при внедряването на ERP системи.
Подготовка за внедряване на ERP система
Подготовката за внедряване на ERP система е от съществено значение за успеха на проекта. Преди да започнете да търсите подходяща ERP система за вашия бизнес, трябва да направите подробен анализ на текущите си бизнес процеси. Това ще ви помогне да идентифицирате проблемните зони и да се възползвате от възможността да ги оздравите. На практика въвеждането на ERP ви принуждава да подобрите управлението си, защото осветява проблемните места и ви показва правилния начин за координирано и логично управление на бизнес процесите. Ето защо внедряването на ERP система не е просто купуване на софтуер, а дългосрочен процес, по време на който правите обстоен преглед на всички дейности във фирмата или един вид качествен одит на управлението. В този смисъл партньорът, който ще изберете и който ще внедри системата ви, трябва да е наистина професионално отговорен и компетентен, за да ви предложи най-добрите решения и да не доведе до повече вреди, отколкото ползи за дейността на компанията.
Избягване на грешки при внедряването на ERP система
Внедряването на ERP система изисква внимание към детайлите и добра комуникация между всички отдели на компанията. Ето някои от най-често срещаните грешки при внедряването на ERP системи и как да ги избегнете:
Неправилно планиране на проекта
Най-честата грешка при внедряването на ERP система е липсата на правилно планиране на проекта. Важно е да имате ясно определени цели, срокове и бюджет, както и подробен план за внедряване с ясно определен обхват. Това ще ви помогне да избегнете непредвидени разходи и да гарантирате, че проектът ще бъде завършен в срок. Промяната на обхвата на проекта по време на самия проект е един от най-големите рискове за успеха му.
Липса на подготовка на персонала
Липсата на подготовка на персонала може да доведе до сериозни проблеми при внедряването на ERP система. Персоналът трябва да бъде обучен как да използва новата система и как да използва възможностите й. Важно е да има ясно определени роли и отговорности и да се осигури истински ефективно обучение на служителите, които ще работят със системата. Служителите трябва да са наясно, че са активна част от процесът по внедряване и да имат мотивацията да участват. Обикновено през първата година от използването на системата служителите имат нужда от външна помощ дори и при успешно обучение.
Липса на комуникация
Липсата на комуникация може да доведе до голям брой проблеми при внедряването на ERP система. Обикновено в началото служителите първо се противопоставят на процеса, защото той е трудоемък и неясен за самите тях. В крайна сметка всички остават доволни от новите възможности и функционалности, които системата им предоставя, но, докато се стигне дотам, има да се извърви задължителен път. В този период обсъждането, дискусиите и взимането предвид на мнението на всички отдели относно внедряването на ERP, е важна предпоставка за успеха. Задължително е участието както на персонала, така и личен ангажимент от страна на мениджърите в процеса.
Накрая всички са доволни
Внедряването на ERP система не става с едно щракване на пръсти, но когато процесът завърши успешно, всички служители на компанията са доволни и не случайно. ERP системата улеснява работата на всеки от тях, като систематизира информацията, автоматизира процеси, които преди са отнемали часове и дни, улеснява взимането на правилни решения и автоматизира комуникацията на различни отдели. Разбира се най-доволни трябва да са мениджърите, които вече имат възможност да добият представа за актуалното състояние на бизнеса си един поглед.